W jaki sposób prawidłowo prowadzić księgi handlowe?

Zarówno osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą w indywidualny sposób (na podstawie wpisy do CEIDG, jak i różnego rodzaju spółki są zobowiązane do prowadzeni ewidencji podatkowej poprzez prowadzenie ewidencji ryczałtowej, ewidencji w formie ksiąg handlowych, czy też w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą może samodzielnie prowadzić swoją ewidencję. Jeśli jednak chcemy, aby nasze księgi były prowadzone prawidłowo, warto powierzyć to zadanie profesjonalnemu biuru rachunkowemu (np. e-Tax z Warszawy).

Żeby nasze księgi rachunkowe (handlowe) zostały uznane za zgodne z ustawą o rachunkowości, muszą one spełniać pewne wymogi jakościowe. Są one opisane w art. 24 ustawy o rachunkowości i zgodnie z jego treścią księgi rachunkowe powinny być prowadzone rzetelnie, sprawdzalnie, bezbłędnie i na bieżąco.

Księgi rachunkowe są prowadzone rzetelnie, jeśli dokonane w nich wpisy odzwierciedlają stan faktyczny. Za rzetelne można uznać te księgi, które stanowią wierny zapis wszystkich zdarzeń i operacji gospodarczych, które rzeczywiście wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym w trakcie prowadzenia przez jednostkę działalności. 

Aby potwierdzić rzetelność ksiąg rachunkowych potrzebujemy posiadać dowody księgowe, na podstawie których dokonywane są zapisy w księgach. Dowody te uznaje się za prawdziwe, gdy są zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji, którą dokumentują. Muszą być także kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. Zabronione jest wykonywanie w dowodach księgowych wymazywania lub przeróbek.

Księgi podatkowe uznaje się za bezbłędnie prowadzone, jeżeli zostały wprowadzone do nich kompletnie i poprawnie wszystkie zakwalifikowane do zaksięgowania w danym miesiącu dowody księgowe. Uznaje się je również za poprawnie prowadzone, jeżeli została zapewniona ciągłość zapisów i bezbłędność działania stosowanych procedur obliczeniowych.

Bezbłędnie prowadzone księgi to przede wszystkim te księgi, które zawierają kompletne zapisy dotyczące zatwierdzonych do księgowania dokumentów. Zapisy te nie powinny budzić zastrzeżeń.

Księgi rachunkowe uznaje się za sprawdzalne, jeśli umożliwiają sprawdzenie poprawności dokonanych w nich zapisów, stanów (sald) oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych. W księgach prowadzonych w sposób sprawdzalny zapisy księgowe uporządkowane są chronologicznie przy zachowaniu niezmienionej klasyfikacji i jednolitej systematyki dla takich samych co do rodzaju operacji gospodarczych. 

Aby księgi rachunkowe zostały uznane za sprawdzalne, należy prowadzić je w sposób uporządkowany, usystematyzowany i chronologiczny.

Bieżące prowadzenie ksiąg rachunkowych ma miejsce przy zachowaniu: terminowego sporządzania sprawozdań finansowych i statycznych, naliczania zobowiązań podatkowych (przy wykorzystaniu danych z ksiąg rachunkowych), terminowego sporządzania zestawień obrotów i sald, codziennej rejestracji obrotu gotówkowego i czeków (poprzez bieżące zapisy w raportach kasowych, itp.).

Jeśli boimy się, że sami nie damy rady prowadzić prawidłowo naszej księgi handlowej, skorzystajmy z usług doświadczonego biura rachunkowego (np. e-Tax z Warszawy). Zagwarantuje nam ono terminowe i bezbłędne prowadzenie ksiąg.