Na czym polega digitalizacja dokumentów?

Nowoczesna firma wymaga nowoczesnych rozwiązań technologicznych. Jednym z nich jest digitalizacja dokumentów. Możliwość ta zrewolucjonizowała obieg informacji wewnątrz firm, pozwoliła na ograniczenie kosztów związanych z przetwarzaniem danych. Usprawniła wiele procesów. Programy komputerowe są w stanie dokonać analiz znacznie dokładniej niż człowiek. A przede wszystkim sprawniej i taniej. Na czym tak naprawdę polega digitalizacja dokumentów?

Digitalizacja dokumentów

Cyfrową rewolucję mamy za sobą. Rozwiązania, które pojawiły się już jakiś czas temu, są obecnie udoskonalane i wzbogacane o dodatkowe funkcje. Powstają one na podstawie badań rynku, w których określane są potrzeby współczesnych firm. Obecne rozwiązani przypominają już bardziej ewolucję cyfrową niż rewolucję – informuje ekspert z firmy e.volution.

Odpowiednie przechowywanie i obieg dokumentów to w świetle przepisów prawa jeden z najważniejszych obowiązków przedsiębiorcy. Musi odbywać się z zachowaniem standardów bezpieczeństwa. Cyfrowe przechowywanie to zapewnia. Digitalizacja dokumentów to nic innego, jak wprowadzenie papierowej wersji dokumentu do komputera i zapisanie na serwerze. Zamiana fizycznego dokumentu na cyfrowy. Jeszcze niedawno wymagało to czasochłonnego wprowadzenia ręcznego, a następnie katalogowania. Obecnie dzięki takim rozwiązaniom, jak np. system DMS służący cyfrowemu zarządzaniu dokumentami, możesz łatwo zdigitalizować dane, zgromadzić je w jednym miejscu i przetwarzać zgodnie z potrzebami. Od momentu wdrożenia tego rozwiązania – faktury, umowy, a nawet maile – wszystko dostępne jest od ręki dla wyznaczonych do tego osób.

Czy proces digitalizacji dokumentów jest skomplikowany?

Digitalizacja dokumentów – to brzmi obco dla osoby spoza branży IT. Uwierz jednak, że proces ten tworzony jest w celu największego uproszczenia pracy, a nie odwrotnie. Nowoczesne systemy wymagają jedynie obsługi znanych dotychczas urządzeń. Programy obsługujące zarchiwizowane dane są intuicyjne i łatwe w obsłudze. A co najważniejsze w całości zautomatyzowane. Dokumenty elektroniczne, jak i te papierowe (cyfrowe po zeskanowaniu), są sczytywane przez system, a następnie na podstawie pozyskanych informacji posegregowane w cyfrowe teczki. Dostępne rozwiązania są już na tyle inteligentne, że potrafią rozpoznać nowy typ dokumentu i na jego podstawie utworzyć nową teczkę. Tradycyjne fizyczne akta z papierami zastępują te cyfrowe, do których w jednym czasie mogą mieć dostęp wyznaczeni pracownicy, np. księgowe czy dział obsługi klienta. Czas załatwienia sprawy znacznie się skraca, a tym samym firma może więcej i taniej. To oznacza wzrost zysków, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów.