Na co zwrócić uwagę, wybierając hotel na konferencję?

Zapadła decyzja: firma, którą zarządzasz, organizuje konferencję. Stawiacie przede wszystkim na rozwój, więc chcecie zorganizować event biznesowy z prawdziwego zdarzenia, a nie 20-minutowe spotkanie w biurze. Kilkudniowe wydarzenie skupi wszystkich pracowników i najważniejszych partnerów, dlatego najlepszym miejscem na konferencję będzie hotel: z cateringiem i atrakcjami dla gości. Na co zwrócić uwagę, by wybrać dobry hotel na konferencję i nie żałować decyzji?

Lokalizacja hotelu i dobra komunikacja

Organizacja dużej konferencji zajmuje trochę czasu, jednak z punktu widzenia rozwoju firmy, z reguły jest to bardzo korzystne posunięcie. To dlatego warto zadbać o to, by event odbył się w miejscu, które jest świetnie przystosowane do potrzeb gości biznesowych.

Zwróć uwagę na lokalizację hotelu. Czy obiekt znajduje się blisko centrum miasta? Czy leży w miejscu atrakcyjnym turystycznie, by po konferencji uczestnicy mogli skorzystać z lokalnych rozrywek? Czy okolica jest spokojna i nie będzie Wam przeszkadzał np. dobiegający z autostrady hałas? Czy hotelowa infrastruktura obejmuje duży parking? To pytania, które powinieneś zadać pracownikowi hotelu, z którym będziesz się kontaktował.

Druga istotna kwestia to dobra komunikacja. Dojazd nie powinien sprawić problemów zarówno osobom poruszającym się samochodami, jak i tym, którzy wybiorą komunikację miejską. Nawet, jeśli dla uczestników podróżujących np. pociągiem zamówisz taksówkę, którą dotrą do hotelu, to i tak byłoby dobrze, gdyby przejazd nie zajmował zbyt dużo czasu. Dolicz do niego ewentualne korki, jeśli organizujesz konferencję w dużym mieście. Nikt nie lubi się spóźniać, a niektórzy bywają mało wyrozumiali dla spóźnialskich. Wybierając dobrze skomunikowany hotel oszczędzisz uczestnikom niepotrzebnych nerwów, a spotkanie rozpocznie się o ustalonej godzinie.

Sale konferencyjne i ich wyposażenie

To nieoczywiste, ale hotel przyjazny gościom biznesowym ma do wyboru przynajmniej dwie sale konferencyjne – dużą i mniejszą, bowiem mniejsze przedsiębiorstwa czy ośrodki uniwersyteckie coraz częściej wykorzystują potencjał obiektów wypoczynkowych i organizują w nich kilkudniowe szkolenia i sympozja. Nie jest ważne to, że Ty potrzebujesz jednej sali: po dostępności kilku po prostu poznasz dobry hotel konferencyjny, który rozumie zróżnicowane potrzeby gości. Szukając w Internecie przykładu idealnego hotelu na konferencję trafiliśmy na ofertę Hotelu Meta Resort Vine & SPA zlokalizowanego w Szczyrku, który dysponuje aż czterema salami konferencyjnymi, mogącymi pomieścić od 40 do 180 osób. A to jeszcze nie wszystko – hotel oddaje do dyspozycji gości również nowoczesne centrum konferencyjne, przeznaczone dla aż 400 uczestników.

Jednym z najważniejszych czynników decydujących o powodzeniu konferencji jest wyposażenie sali, w której będzie się ona odbywać. Upewnij się, że w sali konferencyjnej, którą planujesz wynająć, znajduje się niezbędny sprzęt audiowizualny, a połączenie z siecią internetową jest płynne. Dostęp do w 100% sprawnego sprzętu zapewni uczestnikom możliwość komfortowego wystąpienia, bez obaw o awarię mikrofonu czy rzutnika.

Catering konferencyjny

Choć bez wątpienia najważniejsze na Twojej konferencji będą prelekcje i poruszane w nich zagadnienia, to trzeba zadbać także o bardziej pragmatyczne aspekty wydarzenia. Dopasowany do dziennego harmonogramu spotkań catering konferencyjny to podstawa, a zróżnicowane menu na pewno zostanie docenione przez uczestników. Przy rezerwacji nie wahaj się pytać o szczegóły. Najlepszym rozwiązaniem jest wybór hotelu, który prowadzi własną restaurację: wówczas masz pewność, że posiłki będą świeże, a modyfikacje potraw nie powinny sprawić problemu personelowi. Ponadto konferencje w hotelach z reguły trwają kilka dni, dlatego śniadania i kolacje podawane w hotelowej restauracji to po prostu duże udogodnienie dla uczestników.

Typowo konferencyjny catering powinien obejmować powitalną kawę z drobnym poczęstunkiem dla gości w dniu przyjazdu, serwis kawowy i lunch w formie szwedzkiego stołu lub bufetu (dzięki temu uczestnicy będą mogli dowolnie wybrać potrawy według własnych upodobań).

Mamy nadzieję, że nasze wskazówki pomogą Ci dokonać dobrego wyboru. Trzymamy kciuki!