Jak znaleźć dobre wirtualne biuro?

Stacjonarne biuro jest czasami dla przedsiębiorcy jedynie dodatkowym kosztem, z którego mógłby zrezygnować, pod warunkiem posiadania innego adresu dla swojej firmy. Rozwój internetu i usług elektronicznych sprawił, że wielokrotnie tak naprawdę nie potrzebują siedziby, w której codziennie wykonywaliby obowiązki i pełnili pieczę nad pracownikami. Wiele zadań może wykonywać nie siedząc za biurkiem - wówczas doskonałym rozwiązaniem staje się wirtualne biuro.

Co to jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro, nazywane również e-biurem, jest usługą polegającą na outsourcingu obsługi biurowej, przy jednoczesnym braku fizycznej obecności w danym miejscu. Dzięki temu nie trzeba wynajmować pracowników biurowych ani ponosić kosztów wiążących się z wynajmowaniem lokalu.

Usługa wirtualnego biura nie tylko ogranicza wydatki. Wiąże się również z szeregiem innych korzyści, do których zalicza się:

• korzystanie z adresu korespondencyjnego i numeru telefonu,
• przesyłanie korespondencji firmowej,
• wynajem biura na godziny w celu zorganizowania konferencji albo odbycia spotkania z klientami,
• prowadzenie księgowości,
• prowadzenie spraw kadrowych.

Za wynajem wirtualnego biura płaci się niewielkie, miesięczne opłaty, w zależności od dodatkowych usług, na które się zdecydowaliśmy. Ostateczna kwota będzie jednak na pewno zdecydowanie mniejsza niż czynsz w lokalizacji, która by nam odpowiadała.

Kto powinien skorzystać z usługi wirtualnego biura?

Usługa wirtualnego biura jest skierowana przede wszystkim do firm, które większość czynności wykonują zdalnie. To też oferta dla tych, którzy pracują z domu, ale raz na jakiś czas potrzebują miejsca, w którym mogliby zorganizować biznesowe spotkanie. Ponadto, to najlepsza propozycja dla przedsiębiorców chcących poprawić wizerunek firmy. Czasami już sam adres budzi szacunek, a potencjalni klienci od razu lepiej nas postrzegają.

Cechy dobrego wirtualnego biura

Jeśli my również planujemy wynajem wirtualnego biura, powinniśmy zwrócić uwagę na kilka zasadniczych kwestii. Pierwszą z nich jest oczywiście prestiżowy adres. Biurowiec w centrum miasta robi dużo lepsze wrażenie, niż budynek położony na przedmieściach, gdzie praktycznie nikt nie bywa. Po drugie biuro powinno oferować kompleksowe usługi, z których w razie potrzeby będziemy mogli skorzystać.

Nie wystarczy sam adres - znaczenie ma np. możliwość spotkania z kontrahentami w eleganckiej sali konferencyjnej - komentuje nasz rozmówca z firmy Amset w Warszawie.

Znaczenie ma również dobra cena. W końcu naszym zamiarem jest obniżenie kosztów, a nie większe wydatki, porównywalne z wynajmem własnej siedziby. Jeśli biuro odpowiada naszym oczekiwaniom, możemy zdecydować się na skorzystanie z atrakcyjnej dla nas oferty.