Jak powinna być wyposażona hotelowa sala konferencyjna?

Meble w sali konferencyjnej powinny być rozstawione w taki sposób, aby osoby na poszczególnych stanowiskach nie przeszkadzały sobie nawzajem. Wyposażenie powinno zawierać wysokiej jakości sprzęt przystosowany do wyświetlania prezentacji oraz tablice do pisania mazakami. Wybór funkcjonalnej i przy tym estetycznej sali będzie swego rodzaju wizytówką firmy przed swoimi klientami.

Wystrój sali konferencyjnej

Sala konferencyjna powinna odpowiadać ilości osób, które będą uczestniczyć w spotkaniach. Dotyczy to jej metrażu, ilości miejsc oraz sprzętu, który będzie w stanie wyświetlać odpowiednio duży obraz. Niektóre hotele posiadają kilka sal o różnej wielkości, dzięki czemu klienci nie muszą się martwić, że warunki będą niekomfortowe. Przeważnie dominuje ustawienie stołów w kształcie litery „U”, co pozwala na przeprowadzanie swobodnych  rozmów między wszystkimi uczestnikami spotkania. Bardzo ważne są wygodne krzesła, by po wielogodzinnych spotkaniach siedzenie nie były dla gości uciążliwe. Wszystkie meble w sali konferencyjnej powinny być funkcjonalne i tak porozstawiane, żeby nie stwarzać problemów przy poruszaniu się. Nowoczesny, schludny wystrój to wizytówka nie tylko hotelu, ale również firmy wynajmującej salę.

Sprzęt elektroniczny

Sala konferencyjna musi posiadać wysokiej jakości sprzęt audiowizualny, który nie stworzy żadnych problemów uczestnikom spotkania. Najważniejszy jest dobry rzutnik multimedialny, który bez problemu można podłączyć pod laptopa oraz ekran, na którym będzie wyświetlany obraz. Sala powinna być także wyposażona w internet wifi, który pozwoli każdemu z uczestników szybko sprawdzić określone informacje. Pracownik Hotelu Solec pod Warszawą mówi:

Choć uczestnicy często posiadają swój sprzęt komputerowy, dużym ułatwieniem w prowadzeniu konferencji jest udostępnienie laptopa, z którego można korzystać na miejscu. W takim wypadku nie trzeba wozić ze sobą osobistego sprzętu. Wystarczą jedynie pliki i prezentacje przygotowane na dysku przenośnym lub w chmurze.

Tablice oraz flipcharty

Konferencje często wymagają szybkiego rozrysowania różnego rodzaju planów i działań. Tego rodzaju sytuacje najlepiej przedstawia się na tablicach i flipchartach. Za pomocą różnokolorowych, zmywalnych markerów można szybko zobrazować swoje pomysły i równie szybko je usunąć. W przypadku sporządzania istotnych notatek można je nanosić na papierze. Tablice demonstracyjne przeznaczone do konferencji przeważnie posiadają zaciski lub haki na papier oraz półki na pisaki. Poza tym bez problemu można regulować ich wysokość oraz je przenosić.