Zasady sporządzania dokumentacji transportowej

Dokumentacja transportowa regulująca zasady krajowego i międzynarodowego przewozu towarów jest oparta na zasadach zawartych w Konwencji CMR. Ten ogólnopaństwowy akt prawny określa przepisy dotyczące transportu ładunków oraz kwestii formalnych. Za organizację przewozu i sporządzenie dokumentacji odpowiedzialny jest spedytor.  Do najważniejszych materiałów transportowych należy list przewozowy oraz specyfikacja ładunków. Informacje zawarte w obu pismach mają decydujący wpływ na płynność i terminowość przeprowadzenia transportu. Działania spedytora muszą być precyzyjne, dokładne oraz dokładnie przemyślane. Jak powinna wyglądać procedura sporządzania dokumentacji transportowej?

Zadania i obowiązki spedytora – krótka charakterystyka

Jedną z najważniejszych osób biorących udział w organizacji przewozu towarów jest spedytor. Zgodnie z definicją, spedytor to pośrednik transportowy, którego zadaniem jest optymalizacja kosztów i wymiaru czasowego transportu. Co to oznacza w praktyce? Spedytor zajmuje się sporządzaniem i kompletowaniem dokumentów transportowych, kontaktami pomiędzy klientem a przewoźnikiem oraz kontrolą poprawności realizowania zleceń. Jakie cechy powinien posiadać spedytor?

Jak tłumaczy specjalista z firmy Vomax zajmującej się spedycją i organizacją transportu: 

Zawód spedytora wymaga nie tylko posiadania odpowiedniego wykształcenia, ale też umiejętności dokładnego wykonywania poleceń pod presją czasu. Terminowa realizacja zleceń jest jednym z najistotniejszych zadań spedytora. Oprócz tego musi on dopilnować, aby wszystkie elementy dokumentacji zostały poprawnie i precyzyjnie wypełnione. Doświadczenie w branży jest niezwykle ważne dla skutecznej organizacji transportu. Skuteczny spedytor może zoptymalizować koszty przewozu oraz ułatwić pracę przewoźnikowi.

Czym jest Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia?

Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia jest podstawowym dokumentem umożliwiającym przeprowadzenie transportu i wykonywanie zamówień publicznych. Stanowi formę instrukcji dla wykonawcy realizującego zamówienie. Dzięki informacjom zawartym w specyfikacji możliwe jest odpowiednie przygotowanie ładunku.

W dokumencie należy umieścić nazwę i adres zamawiającego, przewidywany termin wykonania usługi oraz warunki umowy. Oprócz tego niezbędnym elementem dokumentu transportowego jest dokładny opis przedmiotu zamówienia. Powinien zawierać on informacje dotyczące warunków udziału, rodzaju ładunku, sposobu przygotowania oferty oraz obliczania ceny. Ponadto, ważne jest określenie formy kontaktu między odbiorcą a wykonawcami.

Wytyczne dotyczące przygotowywania listu przewozowego

Kolejnym ważnym dokumentem umożliwiającym przeprowadzenie transportu jest list przewozowy. Należy zawrzeć w nim dane personalne nadawcy i przewoźnika, datę i miejsce wystawienia dokumentu oraz przyjęcia towaru. List przewozowy powinien być przygotowany w kilku egzemplarzach.

Oprócz tego, w dokumencie muszą znaleźć się dokładnie określone parametry przewożonego ładunku, takie jak ilość, waga oraz cechy szczególne. Spedytor jest zobowiązany do wypełnienia oświadczenia potwierdzającego, że wykonywany przewóz spełnia wszystkie normy określone w Konwencji CMR. Należy pamiętać, że podanie fałszywych, niezgodnych ze stanem faktycznym danych podlega karze.