Na czym polega usługa archiwizacji dokumentów

Właściwe przechowywanie dokumentów firmy to jeden z głównych obowiązków ciążący na podmiocie prowadzącym działalność gospodarczą. Niestety nie zawsze przedsiębiorca ma wystarczająco dużo miejsca, aby przechowywać akta i ważne dokumenty w swojej placówce. Czasami też dostęp do archiwum jest bardzo utrudniony. Idealnym rozwiązaniem jest powierzenie wyspecjalizowanej firmie archiwizacji dokumentów.

Usługi archiwistyczne

W związku z tym, iż nie wszystkie kategorie dokumentów muszą być przechowywane, w ramach usługi archiwizacji, podmiot zewnętrzny dokonuje odpowiedniej selekcji akt. Dokumenty są porządkowane do odpowiednich kategorii. Oddziela się jednocześnie akta,  których minął okres przechowywania od tych, które wymagają dalszej archiwizacji. Dokumenty dzielone są również według komórek organizacyjnych przedsiębiorstwa. Firma świadcząca usługi archiwizacji sporządza także na potrzeby własne i usługobiorcy ewidencję zarówno dokumentacji archiwalnej, jak i niearchiwalnej.  Wszystkie czynności mają na celu  usystematyzowanie akt w taki sposób, aby można było je jak najsprawniej odszukać w przyszłości. Jeżeli klient chce jedynie odciążyć swoją powierzchnię biurową i nie życzy sobie zaglądania do dokumentów, oferujemy depozyt dokumentów – dowiadujemy się w firmie Acta Nova ze Szczecina. Dodatkowo w przypadku zaistnienia takiej potrzeby firma zwróci się prośbą o uzyskanie zgody bądź opinii właściwego miejscowo Archiwum Państwowego na brakowanie. Zniszczenie dokumentacji niearchiwalnej, która jest już przeterminowana,  również odbywa się według z góry ustalonej procedury i jest potwierdzone odpowiednią dokumentacją.  

Zalety zewnętrznej archiwizacji

Podmioty zewnętrzne świadczące usługi w zakresie archiwizacji mają określone doświadczenie w przechowywaniu dokumentów. Cały proces klasyfikowania akt wykonają archiwiści, którzy są wykwalifikowani. Pracownik przedsiębiorstwa zaoszczędzi tym samym swój czas i może zająć się realizacją swoich firmowych obowiązków. W firmie zostanie wprowadzony jednolity standard archiwizacji, przez co zostanie zapewniony dużo szybszy dostęp do przechowywanych dokumentów. I co najważniejsze podmiot nie będzie musiał się martwić o miejsce na archiwum, to firma zajmująca się archiwizacją będzie przechowywana dokumenty w specjalnie do tego przystosowanym magazynie.