Jak prawidłowo prowadzić książkę przychodów i rozchodów?

Księga przychodów i rozchodów to najczęściej stosowany w tzw. księgowości uproszczonej sposób ewidencjonowania sprzedaży towarów lub usług oraz wydatków przez przedsiębiorstwa jednoosobowe i spółki osób fizycznych (do pewnej wysokości przychodów). Stanowi podstawę naliczania podatku dochodowego, a także pozwala ocenić efektywność firmy. Warunkiem jest jednak należyte prowadzenie ewidencji. O czym trzeba pamiętać?

Bardzo ważne jest, aby księgę przychodów i rozchodów (w skrócie KPiR) założyć w odpowiednim momencie i w ciągu 20 dni poinformować o tym urząd skarbowy. Należy to zrobić w momencie rozpoczęcia działalności lub 1 stycznia nowego roku podatkowego. Ten drugi termin obowiązuje także w przypadku zmiany formy opodatkowania na taką, która wymaga prowadzenia KPiR. Należy pamiętać, że w przypadku spółek każdy ze wspólników powinien osobno poinformować o jej założeniu właściwy dla swego miejsca zamieszkania urząd skarbowy.

Księga cyfrowa czy papierowa

Zasady prowadzenia księgi przychodów i rozchodów określa rozporządzenie Ministra Finansów z 26 sierpnia 2003 r. Pozwala ono na posługiwanie się zarówno formą papierową, jak i elektroniczną, o ile dane zostaną należycie zabezpieczone. Wydruk z nich powinien być możliwy, ale nie jest obowiązkowy. W tej chwili zdecydowana większość KPiR prowadzona jest przy użyciu odpowiedniego oprogramowania. Jest to znacznie wygodniejsza i bardziej przejrzysta forma.

I jeden, i drugi rodzaj księgi musi zawierać 17 kolumn, z których każda – zgodnie ze wspomnianym rozporządzeniem – ma określoną funkcję. Przed 8 kwietnia 2016 r. obowiązywało tylko 16 kolumn, ponieważ po tym terminie dodano jeszcze tę uwzględniającą wydatki poniesione na działalność badawczo-rozwojową.

– Jeśli założyliśmy KPiR przed 2016 r. i nie prowadzimy takiej działalności, wówczas możemy zostać przy księdze 16-kolumnowej – mówi przedstawiciel katowickiego biura finansowego ASK-Finance.

Co trzeba zapisywać

Ważne, by transakcje nanosić do KPiR pojedynczo, odpowiednio je opisując. Dokumenty sprzedażowe w postaci faktur mogą mieć różne formaty numerowania (np. numer/miesiąc/rok albo numer/rok). Trzeba się zdecydować na jeden z nich i trzymać się go konsekwentnie przez cały rok podatkowy, nadając każdej kolejnej fakturze numery bez przerw (tj. po numerze 5/2017 powinien nastąpić numer 6/2017, a nie np. 7/2017).

W księdze przychodów i rozchodów oprócz kwot sprzedaży i zakupów podaje się też inne wartości, określające chociażby wysokość przyznanych dotacji czy odszkodowań albo kosztów dodatkowych związanych z zakupami, jak np. ich ubezpieczenie bądź transport. KPiR zawiera również dane kontrahentów, a także uwzględnia wysokość wypłaconych pracownikom przedsiębiorstwa wynagrodzeń.

Skrupulatne podsumowania

Dobrze jest robić comiesięczne podsumowania, które minimalizują ryzyko popełnienia ewentualnych błędów. Oczywiście należy dążyć do tego, aby było ich jak najmniej, poprzez sumienne i rzetelne prowadzenie KPiR na bieżąco. Nie jest ono trudne, ale wymaga skupienia i czasu. Zasoby te wielu przedsiębiorców wolałoby wykorzystać na prowadzenie firmy, dlatego wielu z nich zleca zajęcie się księgą przychodów i rozchodów zewnętrznym podmiotom, takim jak biura rachunkowe.

Jeśli zdecydujemy się na takie rozwiązanie, mamy 7 dni na poinformowanie o tym fakcie urzędu skarbowego, z reguły jednak zajmuje się już tym właśnie biuro rachunkowe. Oprócz ewidencjonowania operacji gospodarczych i przygotowywania różnego rodzaju zestawień czy deklaracji (m.in. VAT, PIT) może nas bowiem prezentować też przed organami podatkowymi. Najczęściej liczyć możemy też na sporządzenie sprawozdań dla ubezpieczycieli czy celów statystycznych, a także generalnie na doradztwo księgowe przy prowadzeniu działalności.