Dzierżawa sprzętów biurowych, czyli jak zaoszczędzić na początku prowadzenia biznesu

Koszty rozruchu działalności gospodarczej są znaczne. Nakładów wymaga nabycie lub wynajem lokalu pod działalność, prowadzenie księgowości, zakupy licencji i wyposażenia oraz sprzętu biurowego. W tej ostatniej grupie prym wiodą wielofunkcyjne urządzenia drukujące. Są niezbędne, lecz zakup sprzętu klasy biznesowej wymaga zamrożenia znacznych funduszy. W tej sytuacji optymalnym rozwiązaniem może okazać się dzierżawa sprzętu biurowego.

Nowe biznesy nie zawsze odnoszą sukces rynkowy. Dlatego na starcie przedsiębiorcy starają się zminimalizować koszty i inwestować przede wszystkim w zapewnienie środków i materiałów do prowadzenia działalności podstawowej. Wyposażenie biura do niej nie należy. Sposobem na znaczne zmniejszenie wydatków jest dzierżawa urządzeń wielofunkcyjnych. Pozwala ona uruchomić pracę biura przy minimalnych kosztach początkowych. Pod warunkiem, że wybierzesz odpowiednie maszyny i urządzenia.

Przeczytaj również: Na co zwrócić uwagę, wybierając kserokopiarkę do biura?

Dlaczego warto wynajmować sprzęt biurowy?

W przypadku dopiero startujących biznesów liczy się każda zaoszczędzona złotówka. W momencie rozkręcania działalności trudno jest też określić rzeczywiste zapotrzebowanie na druk, co może zakończyć się zakupem nieodpowiedniego sprzętu. Od takiego ryzyka uwalnia dzierżawa sprzętu biurowego. Oto najważniejsze korzyści z wynajmowania kserokopiarek, drukarek i innych urządzeń niezbędnych w pracy biurowej: 

• nie musisz zamrażać kapitału – zakup nowego sprzętu drukującego oznacza zamrożenie kapitału, który lepiej jest zainwestować w działalność podstawową – miesięczny czynsz wynajmu urządzenia drukującego jest kilkadziesiąt razy niższy od ceny jego zakupu, a ponadto można go wrzucić w koszty prowadzonej działalności, bez konieczności wprowadzania sprzętu do ewidencji środków trwałych,
• łatwo zaplanujesz wydatki na druk – koszty użytkowania wynajętego sprzętu można bardzo precyzyjnie określić i zaplanować w budżecie firmy, co jest praktycznie niemożliwe w przypadku posiadania własnych urządzeń (m.in. ze względu na niespodziewane awarie lub niedostateczny monitoring sposobu użytkowania),
• masz dostęp do najnowszej technologii – nawet firmę na dorobku stać na czynsz za supernowoczesne urządzenie drukujące, na którego zakup nigdy nie mogłaby sobie pozwolić – wynajem pozwala ciąć miesięczne koszty druku bez utraty jakości obsługi dokumentów firmowych,
• nie musisz obawiać się przestojów – umowa wynajmu standardowo zawiera zapis, który gwarantuje Ci sprawność techniczną urządzeń przez cały okres ich użytkowania: w praktyce oznacza to, że w przypadku awarii możesz liczyć na natychmiastowy serwis – dzięki temu ten sposób unikniesz przestojów dezorganizujących pracę,
• korzystasz z optymalnie dopasowanego sprzętu – wynajmując sprzęt drukujący, korzystasz z technologii idealnie dopasowanej do Twoich potrzeb: firma wynajmująca pomoże oszacować Twoje zapotrzebowanie na druk, a często także może udostępnić urządzenie do testów, zanim podejmiesz ostateczną decyzję o podpisaniu umowy na dłuższy okres – dzięki temu unikniesz lokowania pieniędzy w maszyny, które w praktycznym działaniu okażą się mało wydajne, niepotrzebnie przeinwestowane albo wyposażone w drogie funkcjonalności, wykorzystywane sporadycznie lub nawet zupełnie zbędne w Twojej działalności.

Znając ogólne korzyści z wynajmu, musisz pamiętać, że podstawą jest optymalny dobór urządzenia do potrzeb. Jedne maszyny będą optymalne wyłącznie dla podmiotów, które prowadzą działalność poligraficzną – inne sprawdzą się tylko w warunkach biurowych, przy obsłudze dokumentów firmowych. 

Dlaczego do biura warto wynająć wielofunkcyjną kserokopiarkę?

Każdy rodzaj pracy biurowej wymaga drukowania, kopiowania, skanowania, składowania i przesyłania dokumentów. Wszystkie te funkcje można rozdzielić na kilka autonomicznych urządzeń lub zainwestować w jedną wielofunkcyjną kserokopiarkę klasy biznesowej. Urządzenie tego typu jest w stanie obsłużyć zapotrzebowanie na druk i kopiowanie na poziomie kilkudziesięciu, a nawet kilkuset tysięcy arkuszy miesięcznie.

O wadach i zaletach obu sposobów zaspokojenia potrzeb obsługi dokumentów przedstawia doradca klienta z firmy DKS w Rzeszowie, dostawcy kserokopiarek: – Współczesne kserokopiarki łączą funkcje drukarki, skanera, kopiarki, faksu. Często wyposażone są w pojemne dyski twarde. Dzięki temu urządzenie może służyć jako miejsce przechowywania większość dokumentów firmowych, które są w regularnym użyciu – szablonów umów, formularzy, cenników czy ulotek. Koncentracja funkcji w jednym urządzeniu ogranicza wydatki na serwis i zmniejsza zapotrzebowanie na energię elektryczną. Średni koszt wykonania jednej kopii na wydajnej maszynie wielofunkcyjnej jest znacznie niższy niż przy zastosowaniu urządzeń drukujących z marketu. Kluczową kwestią jest też bezpieczeństwo dokumentów: wielofunkcyjne kserokopiarki wyposażone są standardowo w mechanizmy kontroli dostępu. Osoba, która nie posiada stosownego upoważnienia, nie będzie mogła wydrukować lub skopiować dokumentów. Nie skorzysta też z określonych funkcji, np. z druku w kolorze czy w większym formacie. Dzięki temu dokumenty firmowe są lepiej zabezpieczone przed dostępem nieuprawnionych użytkowników. W każdej chwili można sprawdzić, kto i ile dokumentów wydrukował, wysłał faksem czy zeskanował. Wiedząc o tym, użytkownicy bardziej świadomie korzystają z urządzeń, co przekłada się na obniżenie zużycia papieru i materiałów eksploatacyjnych.

Dzierżawa sprzętu biurowego jest korzystna nie tylko dla nowych biznesów, lecz wszędzie tam, gdzie priorytetem jest optymalizacja kosztów bez utraty jakości i wydajności druku. Korzystając z wynajętego sprzętu, możesz zapewnić komfortowe warunki pracy w swojej firmie i zaoferować klientom najwyższą jakość usług.