Czym jest Biała Lista i do czego służy plik płaski?

Biała Lista zawiera zestawienie czynnych podatników VAT. Plik płaski to jedna z trzech metod przeszukiwania Białej Listy. Obok niej funkcjonuje interfejs API oraz wyszukiwarka na stronie Ministerstwa Finansów. Piszemy, jak korzystać ze wszystkich trzech narzędzi. Wyjaśniamy, jakie zalety ma plik płaski i dlaczego jest najwygodniejszym ze wszystkich sposobów sprawdzania Białej Listy.

Zanim omówimy sposoby korzystania z Białej Listy, warto wyjaśnić, dlaczego tak ważne jest sprawdzanie, czy nasz kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT. 

Konsekwencje płatności na niewłaściwy rachunek bankowy

Od stycznia 2020 r. każda płatność powyżej 15 tys. zł za towar lub usługę pomiędzy kontrahentami biznesowymi powinna trafić na konto wskazane na Białej Liście. Konsekwencje dokonania przelewu na inny rachunek wyjaśnia specjalista reprezentujący biura rachunkowe PG Partner Gospodarczy w Gdańsku, Łodzi, Poznaniu, Wrocławiu i Szczecinie: – Pierwszą konsekwencją przelewu na niewłaściwe konto jest niemożność zaliczenia takiej płatności do kosztów uzyskania przychodów. Przedsiębiorca nie będzie mógł tego zrobić nawet wtedy, gdy kontrahent rozliczy właściwie podatek. Natomiast w sytuacji zaległości podatkowych, nabywcy grozi solidarna odpowiedzialność. Należy pamiętać, że decydujący dla powstania odpowiedzialności jest moment zlecenia przelewu: jeżeli w tym dniu konto figurowało na Białej Liście, możemy być spokojni. Nie jest brany pod uwagę ani moment obciążenia naszego rachunku, ani uznania rachunku sprzedawcy. Dowodem w sytuacjach spornych jest data i godzina dokonania weryfikacji danych kontrahenta.  

Od momentu wprowadzenia Białej Listy, czyli od 1 września 2019 r., Ministerstwo stworzyło kilka różnych mechanizmów, które pozwalają na weryfikację danych i sprawdzanie listy czynnych podatników VAT. Wraz z wprowadzeniem Białej Listy, pojawił się też – dla wielu użytkowników dość tajemniczy – plik płaski. 

Czym jest tajemniczy plik płaski i funkcja skrótu SHA-512?

Plik płaski to format zapisu elektronicznego, w którym Ministerstwo Finansów udostępnia Białą Listę. Określenie plik płaski wywodzi się z informatyki i oznacza liniową bazę danych, czyli taką, w której dane nie są ze sobą powiązane (strukturyzowane). Oznacza to, że chcąc wyszukać określony rekord (uporządkowany ciąg danych), musimy przeszukać plik za każdym razem od początku.

W przypadku Białej Listy rekordem są uporządkowane dane podatnika VAT w tym m.in. nazwa firmy, numer KRS, NIP, REGON, status (czynny podatnik VAT albo zwolniony), adres siedziby oraz numery rachunków rozliczeniowych (ewentualnie numery imiennych rachunków w SKOK).

Plik płaski, który zawiera Białą Listę, jest zaszyfrowany przy użyciu funkcji skrótu SHA-512. To tzw. funkcja mieszająca: pozwala utworzyć skrót z dowolnego zbioru danych, czyli zapisać go od nowa według określonych zasad. Aby wzmocnić skuteczność szyfrowania, należy powtórzyć operację. W przypadku Białej Listy jest ona powtarzana 5000 razy. W efekcie dotarcie do niezaszyfrowanej informacji staje się praktycznie niemożliwe. Dzięki temu można skutecznie chronić dane wrażliwe. Aby skorzystać z danych zawartych w pliku, należy użyć odpowiedniej aplikacji.

3 mechanizmy dostępu do Białej Listy podatników VAT

Najprostszym narzędziem, które daje dostęp do Białej Listy, jest wyszukiwarka podatników VAT na stronie Ministerstwa Finansów. Wystarczy wprowadzić numer konta, NIP, REGON lub nazwę podmiotu, aby uzyskać informacje na jego temat. Narzędzie jest wystarczające w sytuacji, gdy potrzebujemy sprawdzić jednego lub kilku kontrahentów. Przy wyszukiwaniu dziesiątków czy setek podmiotów operowanie wyszukiwarką staje się czasochłonne i niekomfortowe.

Drugi sposób to usługa API dająca dostęp do Białej Listy. To znacznie wygodniejsza forma przeszukiwania wykazu: nie wymaga już wchodzenia na stronę wyszukiwarki, lecz pozwala zintegrować przeszukiwanie wykazu z posiadanym oprogramowaniem. Problemem jest to, że do korzystania z API ciągle potrzebujemy dostępu do Internetu, a ponadto obowiązują limity liczby wyszukiwań. 

Z punktu widzenia podmiotów, które wykonują dużą liczbę płatności, najwygodniejsze jest korzystanie z pliku płaskiego. Biała Lista w pliku płaskim jest dostępna offline i nie ma limitów wyszukiwań. Ponadto, w przeciwieństwie do wyszukiwarki i API, umożliwia masową weryfikację danych. Ministerstwo Finansów codziennie aktualizuje rejestr i umieszcza go do pobrania na swojej stronie około północy. Plik, który ma blisko 200 MB, należy ściągnąć na dysk twardy komputera.

Jak już wspomnieliśmy, dane w pliku płaskim są zaszyfrowane. Korzystanie z nich nie polega na rozkodowaniu całego pliku, lecz na porównywaniu zawartych w nim informacji z danymi, które posiadamy. Przykład: chcemy sprawdzić, czy dany rachunek bankowy i skojarzony z nim NIP znajdują się na Białej Liście. Pierwszym krokiem jest zaszyfrowanie danych funkcją skrótu SHA-512 i powtórzenie tej operacji odpowiednią liczbę razy. Do tego celu możemy wykorzystać kalkulator SHA-512 dostępny na stronie Ministerstwa Finansów. Wygenerowaną wartość skrótu możemy porównać z danymi w pliku płaskimi w ten sposób uzyskać potwierdzenie (lub wynik negatywny) poszukiwanych informacji.

Wykonywanie wymienionych operacji jest mało komfortowe. Dlatego powstały liczne aplikacje komercyjne, które automatyzują proces szyfrowania i porównywania danych z plikiem płaskim. Korzystanie z tego typu oprogramowania znacznie ułatwia prowadzenie księgowości i bieżącą weryfikację kontrahentów. Szczególnie w sytuacji, gdy mamy do czynienia z dużą liczbą płatności, a proces ich zatwierdzania (składania podpisów na zleceniu przelewu) jest rozciągnięty w czasie.

Podsumowując: plik płaski jest sposobem szyfrowanego zapisu Białej Listy podatników VAT. Korzystanie z wykazu jest obowiązkiem wszystkich podmiotów, które dokonują płatności za towary i usługi. Jest to szczególnie ważne w przypadku płatności na kwotę powyżej 15 tys. złotych.