Cechy dobrego systemu Workflow

W dosłownym tłumaczeniu Workflow to inaczej przepływ pracy. Natomiast w kontekście biznesowym jest rozumiany jako system odpowiedzialny za wymianę informacji między pracownikami, zarządzenia procesami przedsiębiorstwa oraz ułatwienie organizacji pracy. Jego zadaniem jest kierowanie zasobami w taki sposób, aby z góry określone wytyczne i kompetencje zostały przekazane odpowiednim podmiotom w jak najkrótszym czasie. Ponadto system posiada funkcję automatyzacji działań, co w praktyce wiąże się z odciążeniem pracowników w niektórych kwestiach. Praca systemu jest złożona z kilku ważnych etapów, których spełnienie gwarantuje płynny przepływ informacji. Czym powinien charakteryzować się poprawnie działający system Workflow?

Zadania i składniki systemu Workflow

Najważniejszą funkcją systemu Workflow jest zapewnienie szybkiego przekazywania dokumentów i poleceń między współpracownikami. Utworzony opis obowiązków, jakie mają spełnić członkowie zespołu, ma ułatwić zrozumienie poleceń organizatora pracy. System Workflow składa się z zadania, aktywności w formie manualnej lub automatycznej oraz tranzycji. Tranzycja to inaczej warunki konieczne do sprawnego przekazania powstałej aktywności. Jakie korzyści niesie automatyzacja przepływu informacji?

Jak tłumaczy specjalista z  firmy E.volution zajmującej się kompleksową obsługą dokumentów:  Workflow automatyzuje i w wysokim stopniu uelastycznia formę pracy. Poprawia jakość procesów, ujednolica ich przebieg i zwiększa przejrzystość. Pozwala zredukować czas poświęcony na przetwarzanie danych oraz koszty ich przepływu. Równocześnie umożliwia analizę wprowadzonych informacji i włączenie ich do całego procesu.

Zalety wykorzystania systemu Workflow w przedsiębiorstwie

System przepływu pracy zastosowany w przedsiębiorstwie zdecydowanie usprawnia działanie wielu podmiotów. Przede wszystkim umożliwia korzystne i sprawiedliwe rozdzielenie obowiązków pomiędzy członków zespołu. Dzięki temu rozwiązywanie problemów i realizacja zadań stają się znacznie łatwiejsze. Dużą korzyścią jest również oszczędność czasu osiągana za pomocą automatyzacji wielu procesów.

Warto zwrócić uwagę także na kwestie związane z międzyoddziałową działalnością przedsiębiorstw. System Workflow likwiduje problemy spowodowane różnicami w lokalizacji. Umożliwia przekazywanie informacji nawet na znaczne odległości.  Oprócz tego pozwala na indywidualne dostosowanie procesów biznesowych, uwzględniające zachodzące zmiany na rynku i nowe wymagania.

Etapy działania przy użyciu Workflow

Pracę za pomocą Workflow trzeba rozpocząć od wprowadzania danych do systemu. Organizator działania musi wyróżnić najważniejsze elementy projektu oraz rozdzielić zadania pomiędzy pracowników. Kolejnym etapem jest wdrożenie procedur, czyli przekazanie informacji do konkretnych członków zespołu. Zebrane informacje są udostępniane personelowi, dzięki czemu każdy z nich wie, którą aktywność powinien wykonać. Po otrzymaniu wszystkich koniecznych informacji pracownicy mogą przystąpić do realizacji powierzonych zadań.