3 kluczowe zalety outsourcingu kadrowo-płacowego

Przepisy dotyczące naliczania wynagrodzeń, zarządzania urlopami czy rozwiązywania umów bywają tak skomplikowane, że nawet mikroprzedsiębiorcy nie rozliczają pracowników na własną rękę, tylko powierzają te zadania specjalistom. Co ważne, wcale nie muszą ich zatrudniać na podstawie umowy o pracę. Wyjaśniamy, jakie przewagi ma nowoczesny outsourcing kadrowo-płacowy nad wewnętrznym działem kadr i płac.

Na czym polega zewnętrzna obsługa kadr i płac?

Pracodawca zlecający obsługę płac i kadr zewnętrznej firmie przekazuje jej niezbędne informacje, które wpływają przede wszystkim na wysokość wynagrodzeń netto pracowników oraz ich przywileje, w tym wymiary urlopów.

Usługodawca nie tylko przygotowuje listy płac wraz z paczkami przelewów do urzędu skarbowego i ZUS, ale także wspiera przedsiębiorcę w innych obowiązkach wynikających z prawa pracy. Pracodawca zyskuje ekspercki nadzór nad zawieraniem i rozwiązywaniem umów o pracę, ważnymi terminami związanymi z zatrudnieniem, sporządzaniem deklaracji rozliczeniowych oraz zeznań podatkowych. Zakres outsourcingu kadrowo-płacowego obejmuje także kontakt z PIP i ZUS w przypadku kontroli.

Outsourcing kadrowo-płacowy jest opłacalny – zwłaszcza w modelu abonamentowym

Przedsiębiorcy rozważający outsourcing kadrowo-płacowy zwykle porównują comiesięczne opłaty za zdalne usługi do kosztu zatrudnienia specjalisty ds. kadr i płac na podstawie umowy o pracę. Niestety, to błędne założenie. Nawet jeśli przedsiębiorca nie weźmie pod uwagę wyłącznie wynagrodzenia zasadniczego z umowy, tylko wynagrodzenie „brutto brutto” czy „super brutto”, czyli obejmujące składki finansowane ze środków pracodawcy, to i tak pominie jednorazowe oraz cykliczne wydatki, które podwyższają koszt utrzymania wewnętrznego działu kadrowo-płacowego.

Pracodawca musi uwzględnić w wyliczeniach koszty:

• rekrutacji i wdrożenia nowego pracownika oraz ryzyko nieprzedłużenia umowy o pracę po okresie próbnym, co będzie oznaczać powtórzenie obu procesów,

• inwestycji w stanowisko pod kątem ergonomii, oprogramowania i sprzętu,

• szkoleń online i offline, np. w związku z nowelizacjami Kodeksu pracy, oraz dostępu do branżowych publikacji,

• nieprzepracowanych okresów, np. choroby, opieki nad członkiem rodziny czy urlopów, za które wypłaca się wynagrodzenie.

Tymczasem koszt outsourcingu kadr i płac można zamknąć w miesięcznej stawce abonamentowej per pracownik. Stała opłata ułatwia planowanie firmowych wydatków, zwłaszcza jeśli przedsiębiorca podpisuje nie tylko umowy o pracę, ale też umowy cywilnoprawne czy kontrakty B2B.

Zdalna obsługa kadrowo-płacowa gwarantuje ciągłość procesów i ich zgodność z aktualnym prawem

Przedsiębiorca nie może przekraczać terminów wynikających z przepisów, aby nie narażać się na nieprzyjemne konsekwencje finansowe. Jeśli firma zatrudni wyłącznie jednego specjalistę, ryzykuje, że jego nagła nieobecność wpłynie negatywnie na kluczowe procesy kadrowo-płacowe. O ile jednorazowe wypłacenie wynagrodzeń z opóźnieniem raczej nie sprawi, że pracownicy zgłoszą pracodawcę do PIP, o tyle nadszarpnie zaufanie zatrudnionych do firmy, co osłabi ich zaangażowanie w pracy.

Podmiot świadczący usługi kadrowo-płacowe zobowiązuje się przestrzegać terminów określonych w umowie i przepisach. To oznacza, że gwarantuje ciągłość procesów – nawet w przypadku niespodziewanej absencji specjalisty obsługującego danego klienta.

Przedsiębiorca musi mieć pewność, że procesy kadrowo-płacowe są prowadzone zgodnie z aktualnym prawem. Zewnętrzna firma zajmująca się obsługą kadr i płac nie tylko inwestuje w rozwój własnych ekspertów, którzy są na bieżąco ze zmianami – chociażby w Kodeksie pracy – ale także powiadamia klientów o kluczowych modyfikacjach przepisów. Dzięki temu pracodawca otrzymuje skondensowane informacje, nie tracąc czasu na śledzenie branżowych newsów i kontrolowanie, czy wewnętrzny dział kadrowo-płacowy przygotowuje się do zmian z odpowiednim wyprzedzeniem. Warto podkreślić, że zewnętrzny usługodawca odpowiada finansowo za ewentualne błędy w rozliczeniach pracowników – klienci mogą otrzymać odszkodowanie z ubezpieczenia OC.

Nowoczesna obsługa kadrowo-płacowa ułatwia wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów

Pracodawca, który zleci obsługę kadrowo-płacową zewnętrznej firmie, może zyskać zarówno ekspercką opiekę nad rozliczeniami pracowników, jak i dostęp do nowoczesnego oprogramowania, w które nie musi dodatkowo inwestować. Jak wskazują zagraniczne trendy, zautomatyzowane rozwiązania w chmurze, czyli platformy kadrowo-płacowe online, zastępują na coraz większą skalę tradycyjne programy kadrowo-płacowe offline. To sprzyja digitalizacji teczek pracowniczych i wdrożeniu elektronicznego obiegu dokumentów w firmie.

Dla porównania – wewnętrzne działy kadrowo-płacowe bazują zwykle na papierowym obiegu dokumentów. To oznacza, że pracownicy muszą m.in. składać papierowe wnioski urlopowe i ręcznie podpisywać listy obecności. Nawet jeśli firma przenosi te czynności z offline’u do online’u, zwykle stosuje arkusze kalkulacyjne i komunikację e-mailową. W efekcie specjaliści ds. kadr i płac muszą zbierać dane rozproszone w różnych źródłach, a pracownicy nie mają swobodnego dostępu do swoich danych kadrowo-płacowych, np. wymiaru urlopu wypoczynkowego, liczby przepracowanych godzin nadliczbowych czy składników wynagrodzeń.

Te problemy niweluje zewnętrzna obsługa kadrowo-płacowa z dostępem do platformy online, która przechowuje wszystkie dane w jednym miejscu i stanowi przestrzeń do komunikacji między pracodawcą, specjalistami ds. kadr i płac oraz pracownikami. Dzięki temu rozwiązaniu wszystkie strony oszczędzają czas, które mogą przeznaczyć na ważniejsze zadania.