Na co zwrócić uwagę, wybierając hotel na konferencję?
Zapadła decyzja: firma, którą zarządzasz, organizuje konferencję. Stawiacie przede wszystkim na rozwój, więc chcecie zorganizować event biznesowy z prawdziwego zdarzenia, a nie 20-minutowe spotkanie w biurze. Kilkudniowe wydarzenie skupi wszystkich pracowników i najważniejszych partnerów, dlatego najlepszym miejscem na konferencję będzie hotel: z cateringiem i atrakcjami dla gości. Na co zwrócić uwagę, by wybrać dobry hotel na konferencję i nie żałować decyzji?
Lokalizacja hotelu i dobra komunikacja
Organizacja dużej konferencji zajmuje trochę czasu, jednak z punktu widzenia rozwoju firmy, z reguły jest to bardzo korzystne posunięcie. To dlatego warto zadbać o to, by event odbył się w miejscu, które jest świetnie przystosowane do potrzeb gości biznesowych.
Zwróć uwagę na lokalizację hotelu. Czy obiekt znajduje się blisko centrum miasta? Czy leży w miejscu atrakcyjnym turystycznie, by po konferencji uczestnicy mogli skorzystać z lokalnych rozrywek? Czy okolica jest spokojna i nie będzie Wam przeszkadzał np. dobiegający z autostrady hałas? Czy hotelowa infrastruktura obejmuje duży parking? To pytania, które powinieneś zadać pracownikowi hotelu, z którym będziesz się kontaktował.
Druga istotna kwestia to dobra komunikacja. Dojazd nie powinien sprawić problemów zarówno osobom poruszającym się samochodami, jak i tym, którzy wybiorą komunikację miejską. Nawet, jeśli dla uczestników podróżujących np. pociągiem zamówisz taksówkę, którą dotrą do hotelu, to i tak byłoby dobrze, gdyby przejazd nie zajmował zbyt dużo czasu. Dolicz do niego ewentualne korki, jeśli organizujesz konferencję w dużym mieście. Nikt nie lubi się spóźniać, a niektórzy bywają mało wyrozumiali dla spóźnialskich. Wybierając dobrze skomunikowany hotel oszczędzisz uczestnikom niepotrzebnych nerwów, a spotkanie rozpocznie się o ustalonej godzinie.
Sale konferencyjne i ich wyposażenie
To nieoczywiste, ale hotel przyjazny gościom biznesowym ma do wyboru przynajmniej dwie sale konferencyjne – dużą i mniejszą, bowiem mniejsze przedsiębiorstwa czy ośrodki uniwersyteckie coraz częściej wykorzystują potencjał obiektów wypoczynkowych i organizują w nich kilkudniowe szkolenia i sympozja. Nie jest ważne to, że Ty potrzebujesz jednej sali: po dostępności kilku po prostu poznasz dobry hotel konferencyjny, który rozumie zróżnicowane potrzeby gości. Szukając w Internecie przykładu idealnego hotelu na konferencję trafiliśmy na ofertę Hotelu Meta Resort Vine & SPA zlokalizowanego w Szczyrku, który dysponuje aż czterema salami konferencyjnymi, mogącymi pomieścić od 40 do 180 osób. A to jeszcze nie wszystko – hotel oddaje do dyspozycji gości również nowoczesne centrum konferencyjne, przeznaczone dla aż 400 uczestników.
Jednym z najważniejszych czynników decydujących o powodzeniu konferencji jest wyposażenie sali, w której będzie się ona odbywać. Upewnij się, że w sali konferencyjnej, którą planujesz wynająć, znajduje się niezbędny sprzęt audiowizualny, a połączenie z siecią internetową jest płynne. Dostęp do w 100% sprawnego sprzętu zapewni uczestnikom możliwość komfortowego wystąpienia, bez obaw o awarię mikrofonu czy rzutnika.
Catering konferencyjny
Choć bez wątpienia najważniejsze na Twojej konferencji będą prelekcje i poruszane w nich zagadnienia, to trzeba zadbać także o bardziej pragmatyczne aspekty wydarzenia. Dopasowany do dziennego harmonogramu spotkań catering konferencyjny to podstawa, a zróżnicowane menu na pewno zostanie docenione przez uczestników. Przy rezerwacji nie wahaj się pytać o szczegóły. Najlepszym rozwiązaniem jest wybór hotelu, który prowadzi własną restaurację: wówczas masz pewność, że posiłki będą świeże, a modyfikacje potraw nie powinny sprawić problemu personelowi. Ponadto konferencje w hotelach z reguły trwają kilka dni, dlatego śniadania i kolacje podawane w hotelowej restauracji to po prostu duże udogodnienie dla uczestników.
Typowo konferencyjny catering powinien obejmować powitalną kawę z drobnym poczęstunkiem dla gości w dniu przyjazdu, serwis kawowy i lunch w formie szwedzkiego stołu lub bufetu (dzięki temu uczestnicy będą mogli dowolnie wybrać potrawy według własnych upodobań).
Mamy nadzieję, że nasze wskazówki pomogą Ci dokonać dobrego wyboru. Trzymamy kciuki!
Dziękujemy za ocenę artykułu
Błąd - akcja została wstrzymana