Jak wybrać odpowiednią salę konferencyjną?

Idealna sala konferencyjna to taka, która w pełni odpowiada naszym potrzebom i oczekiwaniom. Te zaś mogą być bardzo różne w zależności od wydarzenia, które zamierzamy zorganizować. Najlepiej więc skupić się na poszukiwaniach miejsca, które nie tyle będzie w 100 proc. dostosowane do założeń, ile da się skonfigurować w praktycznie dowolny sposób.

Jednym z mniej „elastycznych” czynników jest rozmiar interesującego nas pomieszczenia, choć istnieją też sale, które w łatwy sposób da się podzielić na mniejsze jednostki, zapewniające odpowiednio kameralną atmosferę, jeśli sytuacja tego wymaga. Zasadniczo jednak dobieramy wielkość przestrzeni konferencyjnej do liczby uczestników i charakteru wydarzenia.

Personalizacja w standardzie

Powinniśmy też tę przestrzeń móc swobodnie zaaranżować, zgodnie z potrzebami dotyczącymi konkretnego spotkania. Niektóre konferencje są bowiem bardziej efektywne w układzie tzw. teatralnym, gdzie krzesła skierowane są w stronę „sceny”, na której prezentują się kolejni prelegenci – inne zaś wymagają na przykład ustawienia stołów w podkowę.

Nie zapominajmy też, że meble w idealnej sali konferencyjnej powinny być nie tylko lekkie, co umożliwi łatwe ich przestawianie, ale też solidne i zarazem wygodne. Często zdarza się przecież, że uczestnicy spotkania muszą spędzić w nich wiele godzin. Warto również, by dobrze się prezentowały, podobnie jak zresztą cała sala, która stanowi niejako wizytówkę firmy urządzającej konferencję.

Zaplecze techniczne

Do dyspozycji organizatorów powinien być także nowoczesny sprzęt multimedialny (rzutnik, zamontowany na właściwej wysokości ekran projekcyjny). Najlepiej, by do prezentacji materiałów możliwe było uzyskanie odpowiednich warunków, a więc chociażby zaciemnienie sali poprzez zasłonięcie znajdujących się w niej okien. – To już obecnie standard, podobnie jak klimatyzacja czy dostęp do szybkiego Internetu dla każdego z uczestników konferencji – mówi przedstawiciel hotelu Złota Willa w Karwi.

Wybierając salę konferencyjną, zwróćmy też uwagę na jej infrastrukturę. Wszyscy powinni mieć możliwość podłączenia laptopów do gniazdek, ale kable od sprzętu nie powinny plątać się po podłodze. Odpowiednio rozmieszczone głośniki zapewnią optymalną oprawę dźwiękową, nad wszystkim powinna czuwać zaś cały czas wyznaczona osoba, odpowiedzialna za to, by od strony technicznej konferencja przebiegała bez większych zakłóceń.

Komfort uczestników

Nie mniej ważne jest zaplecze gastronomiczne, dzięki któremu oprócz dostępu do baru kawowego zapewnione zostają przekąski czy wręcz całe posiłki. Nie można sobie bowiem wyobrazić bez nich zwłaszcza konferencji trwających cały dzień albo dłużej. W tym ostatnim przypadku kluczowa jest również baza noclegowa, nieoceniona także wówczas, gdy uczestnicy konferencji przybywają z daleka.